Japanese: how not to get along

Japan_Facts_not_Words

Talking to each other and not understanding each other

I like to think that the importance of facts, a true universal currency in the presence of communication barriers, is the basis of Japan's success in the world.

This sentence may seem simplistic or obvious, but in my opinion, if understood intimately, it is the guideline to be able to work with Japan, both as customers and suppliers, but above all as partners.

That Japanese is difficult for Westerners is a state of affairs, just as Western languages are difficult for Japanese people; it is therefore not easy to get in tune with their world. Almost always the knowledge of the Japanese nation remains superficial: frequently we limit ourselves to trips in which we visit the most famous places without really interacting with people. I imagine you are left with the feeling of having visited almost another planet, rich in diversity in every sector, which improves culturally, but in an almost impersonal, aseptic way. Certainly, you return home with much amazement and admiration: you are almost stunned by the level of mutual respect, by the almost obsessive kindness, by actions that to the most distracted appear incomprehensible; but then we return to the usual "western" lifestyle that has very little in common with the Rising Sun (I speak here from the Mediterranean, as in other Western nations there are greater affinities). Missing, except in rare cases, the possibility of a small communication, that exchange of words that often mean nothing, that joke, those interlayers that do not transmit any kind of information, but for example make a laugh break out and make people emotionally approach.

It takes time, time and perseverance, and often it is not even possible to establish a relationship of trust that is even less formal. In order to gain the trust of Japanese colleagues and superiors, it is necessary to earn it on the ground with facts, since "talk" they are at zero by definition.

The language used abroad by the Japanese is English, often studied locally and rarely deepened: despite this, communications take place daily. The exchange of information in English can hide pitfalls.

How to understand each other

The use of language in different situations is not binding to interact with the Japanese: in the absence of solid English, communications become very visual; The Japanese menu, for example, will rarely lack a very detailed photos of the dish in question, associated with a number; There will probably be no lack of intuitive symbols to detail the level of spicy or sweet. To tell the truth, we often come across the full-scale model of the dish that will be served: so plausible as to confuse it with the real dish. All the techniques that help prevent potential misunderstandings are widely used: for example, those who have been in some sushi bar, will surely have appreciated the cost of the dish depending on its color: nothing could be easier to count at the end without verbal explanations, inefficient and sometimes harbingers of inaccuracies. Over time, you begin to understand the essentiality of communication and the lack of circumlocutions and phrasing that, normally, Japanese does not use: you need to train and get used to using short sentences, tabular rather than descriptive exposures, clear logical flows, explanatory photos and, above all, numbers.

Thinking of being able to communicate well without dominating the numerical world is risky: correctly exposed and well-commented numbers create a good prerequisite for mutual understanding.

How to get along

It is very difficult not to get along with the Japanese. Probably an antipathy will never be expressed in an evident way for the proverbial kindness and the natural predisposition never to offend others. The fact is that, to get in tune, of course, it is necessary to practice activities in common and possibly with the same rhythms and intensity. Speaking of work, it is not unusual to work twelve hours every day, for example. The typical moment of conviviality is the after-work: you leave the workplace to be able to be together among colleagues, often leaving in the background the need or desire to return home to be with the family. This is a side of Japanese culture that often contrasts with Western cultures for which the end of working hours marks a very clear line between work and family environments. Those who approach their work rhythms are more likely to get in tune with and cross the line of simple formal kindness.

How to make friends

Although I have met a large number of Japanese, I would say that only on a couple of occasions have I managed to forge a bond that went beyond work. As often happens, it is special episodes that trigger a friendship, for instance the common passion for something. For example, by sharing some musical choices and starting to go to some gigs together, it can be said that I personally managed to make a friendship in Japan: without linguistic difficulties and by working side by side for many years, this bond, when it is established, becomes very stable and sincere, even if at a long distance and not being able to visit often.

Understanding Japanese culture to work together

It is not trivial to work as an equal: the Japanese approach, as everyone knows, is so different from the "Western" model, that for many colleagues it has remained misunderstood. The time and energy dedicated to work might be explained by the need to have a detailed and extensive database prior of deciding anything. No grey areas are allowed at any level: all logical, mental and numerical steps must be detailed and understandable so as not to leave room for any ambiguity; In fact, the more a project is examined by dissecting it in its parts, the more ideas arise to be able to improve it: here is therefore that, in the end, all the time that is dedicated "extra" is aimed at improvement. Rarely will a Japanese person leave the workplace if he has been assigned a task and is late in carrying it out. Many years ago, during a visit to Japan, we visited a factory: it was very late and, in the middle of a huge "open" office with dozens and dozens of empty desks, in the darkness, a very lonely employee, with his small table lamp that illuminated the workstation, was immersed in his work. To my question, the manager explained to me that he was making up for a mistake made in the morning, and it was not overtime: not keeping his word, delaying on a task, making a mistake in a numerical analysis are occasions of deep frustration for the Japanese. In the end you realize that there are not too many middle ground to work "with" them: you will have to work "like" them. The process, quite inexorable, is neither easy nor fast. We need to change, for the better, radically different behaviors. Resistance to change begins to be felt, as we see how poorly organized we Westerners generally are; this is not the occasion to remind a very long list of behaviors that underline the level of strategic but also capillary organization that permeates the whole world of the Rising Sun. Instead, I like to focus on a characteristic that will never be lacking when dealing with the Japanese: respect for others. This is expressed always and in any circumstance: so deeply rooted in their society, that over the centuries customs and methods have multiplied so that no one can be offended, disturbed or hindered by ways of doing of colleagues, neighbors, traveling companions etc ... These rules, which to most, especially at the beginning of the process of "Japanization", may seem useless and sometimes cloying, slowly enter the behavioral baggage, to the point that, for example, changing even three types of shoes at home, depending on where we are walking, becomes routine. In Japanese trains, speaking of the conductors, no one will have missed the bow that they turn towards the passengers of the wagon, both at the entrance and at the exit; but I am sure that many do not know that the same gesture of greeting and respect, they do it even if the wagon is totally empty. When this behavior no longer arouses us any surprise, we can say that we have reached a good level of understanding.

During business meetings, we will almost never see the discussion ignite and inflame reaching exasperated tones and, even when they are on the side of reason, they will never adopt behaviors of superiority, so much so that often the importance of the subject matter can escape. For a Japanese "almost" there is no topic more important than another: since it is treated, it must be followed by a plan or considerations as per agreements; All the details matter and, as we all know, it is in the details that quality lies.

Knowing how to integrate and work side by side with Japanese workers: compensating for weaknesses and amplifying strengths

An important point to keep in mind when collaborating with Japanese associates is the principle of concord. Japanese society places a significant emphasis on collective effort and sidestepping dissension, and you may observe that your Japanese coworkers are more hesitant to voice their opinions or speak out. This can be advantageous in the sense that it fosters teamwork and cooperation, but it can also be an inconvenience if critical matters are not highlighted or concerns are not resolved efficiently. To counteract this, it is vital to promote an atmosphere of open communication and encourage your Japanese associates to articulate their views and opinions. One method of achieving this is by actively seeking input and feedback during meetings and discussions, and by promptly and respectfully addressing any inquiries or concerns your associates may have: this is also very useful to understand how the information exchange “in English” is proceeding. Another cultural divergence to be aware of is the Japanese inclination to avoid confrontations or critique. This can result in a lack directness in the workplace, making it challenging to give or receive feedback or constructive criticism. To compensate for this, it is vital to be clear and specific when giving feedback, and to avoid being confrontational or critical. Instead, try to focus on areas for improvement by being respectful and supportive. Furthermore, you want to have a simpler communication style, which can be an asset in the workplace. It can assist you to bring new perspectives, to be more incisive in the decision-making process. Respect for authority and hierarchy: Japanese associates may be more inclined to defer to their superiors, which can be both a strength and a weakness; on the one hand, this can create a more structured and efficient working environment, but on the other hand, it can make it harder for new ideas or suggestions to come out. To compensate for this, you may need to adopt a more assertive approach to ensure that your ideas are heard and considered. Remember to always show respect to your colleagues, helping the natural flow of teamwork.

How to do business together

Working and doing business with Japanese entities poses a set of difficulties due to the idiosyncratic cultural and professional customs that can be perplexing or even intimidating for outsiders to understand. One of the most critical matters to grasp is the significance of constructing robust connections. Professional relationships are founded on trust and mutual respect, and it may take a considerable amount of time to establish these connections. For instance, it is not unusual to invest months to come to an agreement after a number of meetings where apparently there is little advance: consequently, it is imperative to be persevering, patient and persistent. Japan and Japanese companies are renowned for their strong emphasis on hierarchy and order. Decision-making often takes place at the upper levels of management, and it can be challenging for lower-level employees to make decisions or propose ideas. Therefore, it is vital to establish clear channels of communication with decision-makers within the company.

Some Do's and Don'ts

Do's:

** Remove or switch your shoes on entering someone's home, company and any traditional

Japanese building.

** Bow when meeting someone or saying goodbye. The deeper the bow, the more respect is

given. When your guests leave, wait at the door until they are not on sight anymore.

** Use two hands when giving or receiving something, as it is considered more polite.

** Use polite language and avoid being overly direct or confrontational.

** Be punctual and arrive on time (a bit earlier is even better) for meetings and appointments.

Don'ts:

** Do not touch someone on the head, as it is considered to be a sacred part of the body.

** Do not point at people or things with your finger, as it is considered impolite. Instead, use

an open hand or your whole hand to gesture.

** Do not raise your voice or lose your temper, as it is considered impolite and can cause

embarrassment to those around you.

** Do not be overly familiar with someone you have just met. It's best to start with formal and

polite language and behavior, and only become more familiar if and when the other person

indicates it's OK.

** Do not tip in Japan. Tipping is not a custom and it may even be considered rude

Giappone_Fatti_non_Parole

Parlarsi e non capirsi

Mi piace pensare che l’importanza dei fatti, vera moneta universale in presenza di barriere comunicative, stia alla base del successo del Giappone nel mondo.

Questa frase può sembrare semplicistica oppure ovvia, ma a parer mio, se compresa intimamente, è la linea guida per poter lavorare con il Giappone, sia come clienti che come fornitori, ma soprattutto come partners.

Che il giapponese sia difficilile per gli occidentali è uno stato di fatto, così come le lingue occidentali lo siano per i giapponesi; non è quindi facile entrare in sintonia con il loro mondo. Quasi sempre la conoscenza della nazione nipponica rimane superficiale: spesso ci si limita a viaggi in cui si visitano i posti più famosi senza interagire veramente con le persone. Immagino si rimanga con la sensazione di aver visitato quasi un altro pianeta, ricco di diversità in ogni settore, che arricchisce culturalmente, ma in maniera quasi impersonale, asettica. Certamente si torna a casa con molto stupore ed ammirazione: si rimane quasi sempre sbalorditi dal livello del rispetto reciproco, dalla gentilezza quasi ossessiva, da azioni che ai più distratti appaiono non comprensibili; poi però si torna al solito stile di vita “occidentale” che con il Sol Levante ha ben poco in comune (parlo qui da mediterraneo, in quanto in altre nazioni occidentali vi sono maggiori affinità). Manca, se non in rari casi, la possibilità di una comunicazione spicciola, quello scambio di parole che spesso vogliono dire nulla, quella battuta, quegli intercalari che non trasmettono alcun tipo di informazione, ma fanno ad esempio scoppiare una risata e fanno avvicinare emotivamente le persone.

Ci vuole tempo, tempo e costanza, e spesso non ci si riesce nemmeno ad instaurare un rapporto di fiducia che sia anche meno formale. Per poter ottenere la fiducia di colleghi e superiori giapponesi, occorre guadagnarsela sul campo con i fatti, visto che “a chiacchiere” loro stanno a zero per definizione.

La lingua usata all’estero dai giapponesi è l’inglese, spesso studiato localmente e raramente apporofondito: nonostante ciò, le comunicazioni avvengono quotidianamente. Lo scambio informativo in inglese può nascondere delle insidie.

Come capirsi

L’uso della lingua in diverse situazioni non è vincolante per interagire con i giapponesi: in mancanza di un solido inglese, le comunicazioni diventano molto visuali; il menù giapponese, ad esempio, raramente mancherà di una dettagliatissima foto della pietanza in questione, associata ad un numero; non mancheranno probabilmente simboli intuitivi per dettagliare il livello di piccante o dolce. A dire il vero, spesso ci si imbatte nel modello in scala reale della pietanza che verrà servita: talmente verosimile da confonderla con il piatto reale. Tutte le tecniche che aiutano a prevenire potenziali malintesi sono molto usate: chi ad esempio è stato in qualche sushi bar, avrà sicuramente apprezzato il costo del piatto a seconda del suo colore: niente di più facile fare il conto alla fine senza spiegazioni verbali, inefficienti e a volta foriere di inesattezze. Col tempo, si inizia a comprendere l’essenzialità della comunicazione e la mancanza di circonlocuzioni e fraseggi che, normalmente, il giapponese non usa: occorre allenarsi ed abituarsi ad utilizzare frasi corte, esposizioni tabellari piuttosto che descrittive, chiari flussi logici, foto esplicative e, soprattutto, i numeri.

Pensare di poter comunicare bene senza dominare il mondo numerico è azzardato: numeri correttamente esposti e ben commentati creano un buon presupposto per la mutua comprensione.

Come andare d’accordo

E’ dificilissimo non andare d’accordo con i giapponesi. Probabilmente un’antipatia non verrà mai espressa in maniera evidente per la proverbiale gentilezza e la naturale predisposizione a non offendere mai il prossimo. Sta di fatto che, per entrare in sintonia, come ovvio, occorre praticare delle attività in comune e possibilmente con gli stessi ritmi ed intensità. Parlando di lavoro, non è inusuale lavorare ad esempio dodici ore ogni giorno. Il momento tipico di convivialità è il dopo-lavoro: si esce dai luoghi di lavoro per poter stare insieme tra colleghi e colleghe, lasciando spesso in secondo piano l’esigenza o il desiderio di tornare a casa per stare in famiglia. E’ questo un lato della cultura giapponese che spesso contrasta con culture occidentali per le quali la fine dell’orario di lavoro segna uno stacco molto netto tra gli ambienti lavorativo e familiare. Chi si avvicina ai loro ritmi lavorativi ha una probabilità maggiore di entrare in sinitonia e di oltrepassare il confine della semplice gentilezza formale.

Come fare amicizia

Sebbene abbia conosciuto un’ingente numero di giapponesi, direi che solo in un paio di occasioni sono riuscito a stringere un legame che andasse oltre a quello lavorativo. Come spesso avviene, sono particolari episodi a far scattare un’amicizia, o ad esempio la passione in comune per qualcosa. Ad esempio, condividendo alcune scelte musicali ed iniziando ad andare a qualche concerto insieme, si può dire che personalmente sia riuscito a stringere un’amicizia in Giappone: senza difficoltà linguistiche ed in più lavorando spalla a spalla per molti anni, tale legame, quando si instaura, diventa molto stabile e sincero, anche se a molta distanza e non potendosi frequentare.

Capire la cultura giapponese per lavorare insieme

Non è banale lavorare alla pari: l’approccio giapponese, come tutti sanno, è talmente diverso dal modello “occidentale”, che per moltissimi colleghi è rimasto incompreso. Il tempo e le energie dedicate al lavoro hanno come fattore scatenante l’esigenza di avere una base dati dettagliata a livelli estremi. Non sono concesse zone d’ombra ad alcun livello: tutti i passaggi logici, mentali e numerici devono essere dettagliati e comprensibili per non lasciar spazio ad alcuna ambiguità; infatti, più un progetto viene esaminato sezionandolo nei suoi dettagli, tanto più nascono spunti per poterlo migliorare: ecco quindi che alla fine tutto il tempo che viene dedicato “in più” è finalizzato al miglioramento. Raramente un giapponese andrà via dal posto di lavoro se gli è stato assegnato un compito ed è in ritardo nel suo svolgimento. Tanti anni fa, durante una visita in Giappone, visitavamo uno stabilimento: era molto tardi e, nel bel mezzo di un grandissimo ufficio “open” con decine e decine di scrivanie vuote, nell’oscurità, un impiegato solissimo, con la sua piccola lampada da tavolo che illuminava la postazione, era immerso nel suo lavoro. Alla mia domanda, il responsabile mi spiegò che stava recupernado un errore commesso al mattino, e non era a straordinario: non rispettare la parola data, ritardare su un compito, sbagliare un’analisi numerica sono occasioni di profonda frustrazione per i giapponesi. Alla fine ci si accorge che non ci sono troppe vie di mezzo per lavorare “con” loro: dovrai lavorare “come” loro. Il processo, abbastanza inesorabile, non è nè facile nè veloce. Occorre modificare, per il meglio, comportamenti radicalmente diversi. La resistenza al cambiamento inizia a farsi sentire, man mano che constatiamo quanto poco organizzati siamo generalmente noi occidentali; non è questa l’occasione per elencare una lista molto lunga di comportamenti che sottolineano il livello di organizzazione strategica ma anche capillare che permea tutto il mondo del sol levante. Mi piace soffermarmi invece su una caratteristica che non mancherà mai qunado si ha a che fare con i giapponesi: il rispetto per il prossimo. Questo si esprime sempre ed in qualsiasi circostanza: tanto è radicato nella loro società, che nei secoli si sono moltiplicate usanze e metodi affinchè nessuno possa venir offeso, disturbato od ostacolato da modi di fare del collega, vicino, compagno di viaggio etc... Queste regole, che ai più, specie all’inizio del processo di “giapponizzazione”, possono sembrare inutili e a volte stucchevoli, entrano pian piano nel bagaglio comportamentale, al punto che, ad esempio, cambiare anche tre tipi di scarpe a casa, a seconda di dove stiamo camminando, diventa routine. Nei treni giapponesi, parlando del controllore di viaggio, a nessuno sarà sfuggito l’inchino che volge verso i passeggeri del vagone, sia all’ingresso che all’uscita; ma sono sicuro che molti non sanno che lo stesso gesto di saluto e di rispetto, lui lo fa anche se il vagone è totalmente vuoto. Quando questo comportamento non ci desterà più alcuno stupore, potremo dire che avremo raggiunto un buon livello di comprensione.

Durante le riunioni di lavoro, non vedremo quasi mai la discussione accendersi ed infiammarsi raggiungendo toni esasperati e, anche quando sono dalla parte della ragione, mai adotteranno comportamenti di superiorità, tanto che spesso può sfuggire l’importanza del tema trattato. Per un giapponese “quasi” non esiste un argomento più importante di un altro: dal momento che viene trattato, deve essere seguito da un piano o da considerazioni come da accordi; tutti i dettagli contano e, come ben sappiamo, è nei dettagli che sta la qualità.

Saper integrarsi e lavorare fianco a fianco con i lavoratori giapponesi: compensare le debolezze e amplificare i punti di forza

Un punto importante da tenere a mente quando si collabora con i giapponesi è il principio dell’ armonia. La società giapponese pone un'enfasi particolare sullo sforzo collettivo e sull'elusione del dissenso: si potrebbe osservare che i colleghi giapponesi siano più riluttanti a esprimere le loro opinioni o a parlare. Questo può essere vantaggioso in quanto favorisce il lavoro di squadra e la cooperazione, ma può anche essere un inconveniente qualora le questioni critiche non venissero evidenziate o le preoccupazioni non risolte in modo efficiente. Per evitare o lenire questo rischio, è fondamentale promuovere un'atmosfera di comunicazione aperta e incoraggiare la diffusione di opinioni e pensieri.

Un metodo per raggiungere questo obiettivo è cercare attivamente riscontri durante le riunioni e le discussioni, e affrontare prontamente e rispettosamente qualsiasi richiesta o preoccupazione: questo è anche molto utile per capire come procede lo scambio di informazioni "in inglese". Un'altra divergenza culturale di cui essere consapevoli è l'inclinazione giapponese ad evitare scontri o critiche: ciò può comportare una mancanza di immediatezza, rendendo difficile dare o ricevere consigli o critiche costruttive. Per compensare, è fondamentale essere chiari e specifici quando si dà un giudizio evitando conflittualità.

Occorre stare concentrati sulle aree di miglioramento rimanendo rispettosi e solidali; inoltre avere uno stile di comunicazione più semplice, evitando frasi di circostanza ed impiegando un vocabolario ristretto, sicuramente dà un grande vantaggio in termini di mutua comprensione.

Rispetto per l'autorità e le gerarchie:

I Giapponesi possono essere più inclini a sottomettersi ai loro superiori, il che può essere sia un punto di forza che di debolezza; Da un lato, questo può creare un ambiente di lavoro più strutturato ed efficiente, ma dall'altro, può rendere più difficile la nascita di nuove idee o suggerimenti. Per compensare questo, potrebbe essere necessario adottare un approccio più assertivo per garantire che le tue idee siano ascoltate e considerate.

Come lavorare e fare affari insieme

Lavorare e fare affari con entità giapponesi pone una serie di difficoltà a causa delle abitudini culturali e professionali che possono essere sconcertanti o addirittura intimidatorie per i “non addetti ai lavori”.

Costruire connessioni robuste.

Le relazioni professionali sono fondate sulla fiducia e sul rispetto reciproco e può richiedere molto tempo per stabilire queste connessioni. Ad esempio, non è insolito investire mesi per raggiungere un accordo dopo una serie di riunioni in cui apparentemente ci sono pochi progressi: di conseguenza, è imperativo essere perseveranti, pazienti e persistenti. Le aziende giapponesi e i giapponesi sono famosi per la loro forte enfasi sulla gerarchia e l'ordine. Il processo decisionale si svolge spesso ai livelli superiori e può essere difficile per i dipendenti di livello inferiore decidere o proporre idee. Pertanto, è fondamentale stabilire chiari canali di comunicazione con i responsabili all'interno dell'organizzazione.

Alcune cose da fare e da non fare

Cosa fare:

** Rimuovere o cambiare le scarpe quando entri nella casa, nell'azienda e in qualsiasi edificio tradizionale giapponese di qualcuno.

** Inchinarsi quando incontri qualcuno o dici addio. Più profondo è l'arco, più rispetto viene dato. Quando i tuoi ospiti se ne vanno, aspettare alla porta fino a quando non sono più in vista.

** Usare due mani quando dai o ricevi qualcosa, poiché è considerato più educato.

** Usare un linguaggio educato ed evitare di essere eccessivamente diretto o conflittuale.

** Essere puntuale e arrivare in orario (un po 'prima è ancora meglio) per riunioni e appuntamenti.

Cosa non fare:

** Non toccare qualcuno sulla testa, poiché è considerato una parte sacra del corpo.

** Non indicare persone o cose con il dito, poiché è considerato scortese. Invece, usa una mano aperta o tutta la mano per gesticolare.

** Non alzare la voce o perdere la calma, poiché è considerato scortese e può causare imbarazzo a chi ti circonda.

** Non avere troppa familiarità con qualcuno che hai appena incontrato. È meglio iniziare con un linguaggio e un comportamento formali ed educati e diventare più familiari solo se e quando l'altra persona indica che è OK.

** Non lasciare la mancia in Giappone. La mancia non è un'usanza e può anche essere considerata maleducazione